Aufzeichnungen von Sprach-Meetings

Beschreibung

Benutzerhandbuch

Zeichnen Sie ein Sprach-Meeting auf und erhalten Sie automatisch die Audiodatei, das zeitgestempelte Transkript, eine Zusammenfassung, die Liste der Entscheidungen und die Sprechzeit aller Teilnehmenden. Gedacht für Moderationsteams, wöchentliche Besprechungen und Projektmeetings.

Was es tut

• Zeichnet einen Sprachkanal sprecherweise auf, jede Stimme auf einer eigenen Spur.
• Erzeugt ein zeitgestempeltes Transkript, in dem jeder Beitrag mit dem Namen seines Urhebers versehen ist.
• Verfasst eine Zusammenfassung und eine Liste von Aufgaben und Entscheidungen, in der Sprache des Servers.
• Berechnet die Sprechzeit jedes Teilnehmenden.
• Veröffentlicht das Protokoll in dem Kanal, in dem der Befehl ausgeführt wurde, mit dem Transkript als Anhang.
• Bewahrt Audio und Protokoll im Dashboard auf, mit integriertem Player.
• Löscht die Aufzeichnungen nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist automatisch.

Schnellstart (Admin)

1. Vor allem anderen: Informieren Sie die Teilnehmenden, dass das Meeting aufgezeichnet wird, und warten Sie auf deren Einverständnis.
2. Betreten Sie den betreffenden Sprachkanal.
3. Führen Sie /record start in dem Textkanal aus, in dem Sie das Protokoll erhalten möchten. Der Bot betritt den Sprachkanal und bestätigt mit einer Nachricht „Aufzeichnung läuft".
4. Halten Sie Ihr Meeting wie gewohnt ab.
5. Führen Sie /record stop aus. Der Bot verlässt den Sprachkanal und meldet, wie viele Sprecher erfasst wurden.
6. Warten Sie: Transkript und Protokoll werden im Hintergrund berechnet und dann im Kanal gepostet.
7. Sie finden die Aufzeichnung jederzeit im Modul Aufzeichnungen des Dashboards.

Befehle

Befehl	Beschreibung
/record start	Startet die Aufzeichnung des Sprachkanals, in dem Sie sich befinden.
/record stop	Beendet die Aufzeichnung, transkribiert und erzeugt das Protokoll.

Einstellungen im Dashboard

Das Modul Aufzeichnungen enthält keine Einstellungen: Es dient der Einsicht in den Verlauf und ist Administratoren des Servers vorbehalten.

• Die Liste der Meetings: Datum, Person, die die Aufzeichnung gestartet hat, Sprachkanal, Dauer und ob eine Audiodatei verfügbar ist.
• Die Detailansicht eines Meetings: Dauer, Anzahl der Sprecher, Anzahl der Sprechsegmente, Audio-Player, Zusammenfassung, Aufgaben und Entscheidungen, Sprechzeit pro Teilnehmenden und das vollständige, formatierte Transkript.
• Eine Schaltfläche Löschen, die das Meeting endgültig entfernt: die Detailansicht, das Transkript und die Audiodatei.

Gut zu wissen

Menschen aufzuzeichnen ist nicht harmlos

Informieren Sie die Teilnehmenden immer, bevor Sie /record start ausführen, und stellen Sie sicher, dass sie einverstanden sind. Der Bot holt für Sie von niemandem eine Zustimmung ein:

• Er sendet keine Warnung an die im Sprachkanal anwesenden Mitglieder;
• Er informiert nicht die Personen, die den Sprachkanal nach dem Start betreten — sie werden aufgezeichnet, ohne die Bestätigungsnachricht gesehen zu haben, die im Textkanal veröffentlicht wird;
• Für /record start ist keine besondere Berechtigung erforderlich: Standardmäßig kann jedes Mitglied den Befehl ausführen. Wenn Sie das nicht möchten, beschränken Sie den Befehl record über Servereinstellungen → Integrationen auf Ihre vertrauenswürdigen Rollen.

Je nach Land und Art des Meetings kann es rechtswidrig sein, ein Gespräch aufzuzeichnen, ohne die Teilnehmenden darüber zu informieren. Kündigen Sie es zu Beginn des Meetings mündlich an und räumen Sie die Möglichkeit ein, dies abzulehnen.

Aufbewahrung der Dateien

Was der Bot aufbewahrt und wie lange:

• Die gemischte Audiodatei, das vollständige Transkript, die Zusammenfassung, die Aufgaben und die Sprechzeit werden in der Datenbank gespeichert, um sie im Dashboard einsehen zu können.
• Die Aufzeichnungen werden standardmäßig nach 30 Tagen automatisch gelöscht (eine tägliche Prüfung entfernt den Eintrag und die zugehörige Audiodatei). Diese Frist ist eine Einstellung des Bot-Hosters: Wenn Sie selbst hosten, können Sie sie anpassen; auf der TennoCore-Instanz gilt der Standardwert.
• Die einzelnen Audiospuren pro Sprecher sind temporär: Sie werden unmittelbar nach Abschluss der Verarbeitung gelöscht. Nur die Gesamtmischung wird aufbewahrt.
• Sie können ein Meeting jederzeit über das Dashboard löschen, ohne die Bereinigung abzuwarten: Beim Löschen wird auch die Audiodatei von der Festplatte entfernt.
• Das Transkript wird zusätzlich als Dateianhang im Discord-Kanal gepostet. Diese Nachricht wird der Bot niemals löschen: Wenn sie verschwinden soll, löschen Sie sie selbst oder starten Sie Ihre Aufzeichnungen aus einem dem Staff vorbehaltenen Kanal.

Weitere Einschränkungen, die Sie kennen sollten:

• Nur eine Sprachnutzung gleichzeitig pro Server. Ist der Bot bereits im Sprachkanal (Musik oder eine andere Aufzeichnung), verweigert /record start den Start. Beenden Sie zuerst die Musik.
• Sie müssen sich in einem Sprachkanal befinden, um die Aufzeichnung zu starten: Der Bot betritt Ihren Kanal.
• Das Protokoll kommt zeitversetzt. Das Transkript wird auf dem Prozessor des Servers berechnet, was Zeit kostet — rechnen Sie bei einem langen Meeting mit mehreren Minuten. Die Abschlussnachricht kommt von selbst, ein erneutes Ausführen des Befehls ist nicht nötig.
• Ein zu kurzes Meeting erhält keine Zusammenfassung. Unterhalb von etwa dreißig transkribierten Wörtern verzichtet der Bot bewusst auf eine Zusammenfassung, anstatt Inhalte zu erfinden; das Transkript wird dennoch geliefert.
• Die Zusammenfassung kann nicht verfügbar sein, wenn der Dienst der künstlichen Intelligenz, der sie verfasst, nicht erreichbar ist. Audio, Transkript und Sprechzeit werden dennoch normal erzeugt.
• Wenn niemand spricht, gibt es nichts zu transkribieren: Der Bot sagt es Ihnen und erstellt keinen Eintrag.
• Zusammenfassung und Aufgaben werden in der für den Server konfigurierten Sprache verfasst.
• Das Transkript wird als Anhang im Rahmen der Dateigrößenbeschränkung von Discord geliefert; bei einem sehr langen Meeting bleibt es im Dashboard jedenfalls vollständig einsehbar.
• Die Spracherkennung ist nicht perfekt: Eigennamen, Fachjargon und sich überlappende Stimmen führen zu Fehlern. Lesen Sie das Protokoll Korrektur, bevor Sie es als Referenz verwenden.